广东省社会责任研究会

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文件管理制度

为了提高办文质量和速度，管好文书资料，根据文书管理规范，结合研究会的实际情况，特制订本制度。

一、文件管理内容主要包括：本会形成的文件、主管单位来文来电、比邻单位来函、电。

二、各类文、函、电文件统一由秘书处管理，建立收文薄、发文薄，责任到具体的个人。

三、收文。行政秘书签收各类来文，核对文号，来文单位，及时登记入薄，妥善保管。如果不对口，应立即报告上级，并登记差错文件文号。密送文件要检查封口，如有开口和撕毁，应查明原因，分清责任。

签收文件要附上"文件处理传阅单"，行政秘书写出“拟办意见”，送会长批示。需要经办人员落实的事项，事后须把办理结果写入相应栏目，并将文件送交行政秘书。

四、发文。发文包括：

1.公布研究会规章制度、通告、决议、会议纪要、会议综述。

2.转发上级文件或根据上级文件精神制订的文件。

3.公布体制机构变动或干部任免事项。

4.发布有关奖惩决定和通报。

5.对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定，给会员的通知等文件。

6.给比邻单位的函件。

7.其他有关重大事项。

给上级的报告、请示，给平行单位或会员发文，由行政秘书草拟文稿，附上“发文审批表”，送会长签发。对上对下行文用“字”，即：粤社研字【201X】XX号；比邻单位行文用“函”，即：粤社研函【201X】XX号。文件底稿和打印件合并装订存档备查。受文单位责任人应在发文薄上签名。

发文稿纸首页，应详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级，草拟文稿必须做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简练、标点符号正确、书写工整。

五、外出人员开会带回的文件及资料应及时送交行政秘书登记编号保管，禁止个人保存文件。如工作需要，可办理手续借阅或复印。

六、公文的阅批与分转。需要送研究会副会长传阅的文件由会长或秘书长阅签后，由行政秘书分送阅批。重要文件或急办文件，为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完。一般礼仪性质的函、电、单据等，可由行政秘书直接分转处理。

七、文件的传阅与催办。传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，禁止将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。文件阅后应签名，并送回行政秘书，切忌横传。如有领导"批示"、"拟办意见"，行政秘书应责成有关人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。禁止复印有密级文件，阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。秘书处负有催办检查督促的责任，经办人员不得将文件压放分散，应按照规定的时间办结。

八、文件办理完毕后，原件应及时归档。

九、如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。

十、文件归档范围。下列文件统一由行政秘书负责归档：

1.上级机关来文，包括上级对研究会呈送的报告、申请的批复。

2.研究会发出的报告、请示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作计划、工作总结。

3.会议记录。

4.参加上级的各种会议带回的文件、资料及本单位在会上汇报表言材料。

5.反映研究会活动的音、像摄制品。

6.研究会日志和大事记。

7.研究会向省社科联或上级请示批复的文件及上报的有关材料。

十一、立卷要求。立卷按下列规范进行：

1.按照文件内容、名称、时间顺序，分门别类地立卷。

2.立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

3.要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

4.上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完。

十二、文件的销毁。对于过时和无保存价值的文件，行政秘书应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。经审核同意销毁的文件，应在分管副会长和副秘书长共同监督下销毁。

十三、本制度从二O一O 年四月一日起施行。